Firmowa przeprowadzka i aranżacja powierzchni biurowych w nowej siedzibie

Przeprowadzka głównej siedziby firmy do nowej lokalizacji przypomina trochę sytuację, w której mielibyśmy zmienić samochód w trakcie wyścigu. Na da się uniknąć, choć niewielkiej dezorganizacji pracy i utraty czasu. Jednak czym sprawniej uda się taką zamianę zorganizować, tym mniej cennych zasobów takich jak czas i energia zostanie utraconych.


Meble do gabinetu prawnika 5th Element

Czas to pieniądz

To czy firmowa przeprowadzka, będzie przebiegać płynnie i bezstresowo czy też zamieni się w koszmar, uzależnione jest — podobnie jak wiele innych biznesowych przedsięwzięć — od dobrego planowania. Czas — jest tutaj niezwykle cennym składnikiem, dlatego planowanie takiej przeprowadzki należy rozpocząć jak najwcześniej. Im większa firma i czym więcej pracujących w niej osób, tym więcej czasu zabierze przeniesienie ich do nowej przestrzeni. W przypadku dużej firmy, zmiana siedziby może być przedsięwzięciem wymagającym nawet kilku miesięcy.

Organizacją tego zadania w firmie, zajmuje się zazwyczaj administracja, office manager, a czasem zewnętrzny zespół lub osoby zarządzające daną nieruchomością – z pewnością jest to zadanie czasochłonne i nie powinno leżeć na barkach pracownika, który posiada szereg zupełnie innych obowiązków w firmie, gdyż może to pochłonąć znaczną część jego czasu.

Jak się do tego zabrać?

  • Oszacowanie czasu i wybór przewoźnika

    Większe firmy mogą dużo skorzystać na otwarciu przetargu na usługi firm dokonujących przenoszenia wyposażenia firmowego. Pozwoli im to wybrać najkorzystniejszą dostępną ofertę. Na tym etapie warto być konkretnym i zapytać o szacowany czas przeprowadzki, cenę usługi, liczbę transporterów i sposób zabezpieczenia przewożonych ruchomości – krótko mówiąc: jeżeli przewozisz meble pracownicze, zdobądź konkretne informacje o usłudze.

 

  • Wykładziny podłogowe i meble pracownicze

    Meble biurowe, zwłaszcza takie dobrane do poprzedniej przestrzeni biurowej, często nie będą nawet pasować do tej nowej. Dlatego warto zawczasu przemyśleć to, które wyposażenie firmy warto zostawić za sobą. W tym wypadku lepiej skorzystać z okazji zmiany przestrzeni biurowej i zaprojektować nową przestrzeń i zdecydować się na meble na zamówienie. Jeżeli nowe stanowiska pracy będą już w większości wyposażone, zanim nawet pracownicy opuszczą starą siedzibę firmy, zyskasz cenny czas i zachowasz płynność w funkcjonowaniu firmy.

 

  • Odpowiednie zabezpieczanie cennego wyposażenia i dokumentów

    Cenne i kluczowe do działania firmy dokumenty i elementy wyposażenia jak: serwery, wyposażenie elektroniczne, bazy danych etc. powinny zostać oddzielone od mniej istotnych dla funkcjonowania firmy elementów wyposażenia. Przemieszanie takich elementów z mniej istotnym wyposażeniem biurowym mogłoby doprowadzić do wydłużenia okresu ich dystrybucji w nowym miejscu pracy. Nadanie wyższego priorytetu najważniejszej grupie przedmiotów przeznaczonych do transportu zmniejszy szansę na zagubienie i uszkodzenie najcenniejszego sprzętu.

 

  • Komunikacja z pracownikami

    Bardzo ważnym elementem jest prawidłowa i wczesna komunikacja dotycząca przeprowadzki, ze wszystkimi pracownikami biura. Dotyczy to zarówno wszystkich dat związanych z kolejnymi etapami przeprowadzki, jak również ewentualnych obowiązków pracowniczych z nią związanych. Ograniczy to przypadki, w których mogłoby dojść do zagubienia rzeczy osobistych pracowników, przemieszania sprzętu i wyposażenia przypisanego konkretnym pracownikom z rzeczami innych pracowników, jak również niepotrzebnego pakowania i przewożenia papierów i innych rzeczy, które powinny trafić do niszczarki lub o śmieci, a nie do nowej siedziby firmy.

 

Przeprowadzka do nowego biura może łączyć się z dużymi kosztami firmowymi, dlatego powinna być zaplanowana uważnie i z należytym staraniem, gdyż wpływa na efektywność działania firmy. Pochopne decyzje i droga na skróty mogą doprowadzić do pojawienia się kosztów w innej formie – chociażby w stracie czasu lub niższej efektywności działania firmy. W tym przypadku zakup nowych mebli pracowniczych i zlecenie aranżacji nowego miejsca pracy specjalistom jest rozwiązaniem znacznie korzystniejszym.

Jeśli spodobał Ci się ten artykuł, udostępnij go znajomym: